15 Aug 6 alltagstaugliche Zeitmanagement Methoden!
Das kommt Dir vielleicht bekannt vor: Du hattest einen langen, stressigen Tag und möchtest Dich am liebsten nur noch hinlegen und ausruhen. Doch dann stehen noch 10 Dinge an, denen Du Dich eigentlich widmen solltest. Der Abwasch muss erledigt werden, das Bad möchte geputzt werden und gegessen hast Du auch noch nicht. Dazu kommen Familie und Freunde, die ebenfalls Deine Aufmerksamkeit wollen. Oft überfordert uns unser Alltag. Denn es ist nicht immer leicht Beruf, Haushalt, Familie und Freunde unter einen Hut zu bekommen. Und wo bleibt da noch Zeit für sich selbst? Dazu hört man immer wieder, man solle sich gesund ernähren, frisch kochen und auch ja genug Sport treiben. Mal ehrlich: Wie soll das zu schaffen sein?
Eine Allround-Anleitung haben wir leider nicht. Dafür aber einige Tipps und verschiedene Zeitmanagement Methoden, damit Du Deine Zeit sinnvoll und effektiv nutzen kannst. Sage der Überforderung den Kampf an!
6 alltagstaugliche Zeitmanagement Methoden
1. Prioritäten setzen
Die erste der 6 Zeitmanagement Methoden betrifft Deine Organisation. Bevor Du anfängst überlege Dir, ob die anstehenden Aufgaben wichtig oder eher unwichtig sind. Müssen sie sofort erledigt werden oder sind sie weniger bis gar nicht dringlich? Nach diesem Schema priorisierst Du nun die geplanten Aktivitäten. Wichtiges und Dringliches wird zuerst erledigt. Anschließend folgen wichtige, nicht dringliche sowie weniger wichtige aber dringliche Aufgaben. Als letztes widmest Du Dich unwichtigen und nicht dringlichen Aktivitäten. Solltest Du diese nicht schaffen, ist das aber auch nicht schlimm.
2. To-Do Liste
Unser zweiter Vorschlag ist der Klassiker unter den Zeitmanagement Methoden. Schreibe Dir eine To-Do Liste, die alles beinhaltet, was in der kommenden Woche ansteht! Schreibe Dir außerdem auf, wie lange Du circa für die Erledigung der einzelnen Aufgaben brauchst. Anschließend kannst Du die Aktivitäten, wie bei der ersten Methode, priorisieren. Am Ende eines Tages darfst Du nun abhaken, was Du erledigt hast. Das wirkt zum einen motivierend, da man genau sieht, was man geschafft hat. Zum anderen zeigt der Plan Dir auch, was vielleicht noch nicht geklappt hat und was noch ansteht.
3. Vorausplanung & Konsequenzen
Diese Methode fordert Dich dazu auf, Dir die Konsequenzen für die Erledigung wichtiger oder umfangreicher Aufgaben zu überlegen. Überlege Dir, wie viel Zeit Du in die einzelnen Aufgaben investieren möchtest und was Du davon hast. So wiegst Du Kosten und Nutzen ab. Unter den vorgestellten Zeitmanagement Methoden erfordert diese Methode besonders abstraktes sowie planerisches Denkvermögen.
4. Visualisierung
Für diese Methode benötigst Du einen Monats- oder besser noch einen Jahreskalender. Diesen solltest Du gut sichtbar an Deinem Arbeitsplatz aufstellen oder aufhängen. Überlege Dir auch nun wieder, welche Aufgaben in den nächsten Tagen anstehen. Hast Du eine geplante Aufgabe erledigt, darfst Du abends ein kleines Zeichen an diesem Tag in den Kalender setzen. Das Zeichen kannst Du Dir frei aussuchen. Es kann zum Beispiel ein kleiner Haken, ein Herz, ein Kreuz oder Dein Lieblingstier sein. Hast Du Dich beispielsweise zu einer Stunde Lernen oder Staubsaugen aufgerafft, darfst Du ein Zeichen eintragen. Hast Du die festgelegte Aufgabe jedoch nicht erledigt, darfst Du kein Zeichen setzen. Dadurch wird die Reihe unterbrochen.
Forschende haben herausgefunden, dass Menschen durch diese Methode eher bereit sind, über ihren Schatten zu springen und sich ihren anstehenden Aufgaben zu widmen. Das liegt daran, dass sie unterbewusst keine Lücke in ihrem Kalender riskieren möchten. Wie andere Zeitmanagement Methoden arbeitet auch diese nach dem Prinzip der Visualisierung. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Dein Kalender nicht auf Deinem Schreibtisch untergeht, sondern gut sichtbar ist.
5. Not-To-Do Liste
Statt einer To-Do Liste empfehlen wir Dir als 5. unserer Zeitmanagement Methoden eine Not-To-Do Liste. Darauf notierst Du schlechte Angewohnheiten, die Dich erfahrungsgemäß von Deinen anstehenden Aufgaben abhalten. Sieh am Ende des Tages oder sogar während des Arbeitens nach, ob Du Dich an die Liste gehalten hast. Langfristig arbeitest Du dadurch konzentrierter, da sich Dein Arbeitsverhalten im Laufe der Zeit einpendelt. Irgendwann musst Du gar nicht mehr auf Deine Not-To-Do-Liste schauen. Du unterlässt negative Angewohnheiten von selbst. Praktisch, oder?
6. Workflow
Auch bei dieser Methode steht wieder die Visualisierung im Vordergrund. Zeichne eine Tabelle mit drei Spalten. Die erste Spalte zeigt Dir, was zu erledigen ist. Die zweite zeigt Dir, was in Arbeit ist und in der dritten Spalte siehst Du, was Du bereits erledigt hast. Nun schreibe die anstehenden Aufgaben auf einen Klebe-Zettel. Diesen klebst Du nun in die erste Spalte. Verändert sich der Status der Aufgabe, verschiebe den entsprechenden Zettel einfach in die entsprechende Spalte. Dadurch erhältst Du einen Überblick über bereits Erledigtes und noch zu Erledigendes. Natürlich kannst Du auch eine Magnetpinnwand oder ähnliches verwenden.
Weitere Tipps für ein besseres Zeitmanagement
1. Konzentration:
Konzentriere Dich auf die Aufgabe, der Du Dich gerade widmest! Beseitige alles, was Dich ablenken und stören könnte! So kannst Du auch Prokrastination besiegen.
2. Pausen:
Nach 90 Minuten lässt die Konzentration nach, deshalb: Pausen machen! Am besten hilft Bewegung an der frischen Luft.
3. Abwechslung:
Wechsel zwischen Sitzen und Stehen ab! Damit tust Du auch gleichzeitig etwas für Deine Gesundheit. Durch die Bewegung und Abwechslung beugst Du zum Beispiel Rückenschmerzen vor. Wenn Du an einem Stehschreibtisch arbeitest, musst Du hierfür nicht mal Deine Arbeit unterbrechen.
4. Leistung:
Behalte Deine eigene Leistung im Blick! Erledige wichtige Aufgaben dann, wenn Du am leistungsfähigsten bist! Dadurch erzielst Du das beste Ergebnis. Bei geregeltem Tagesablauf haben die meisten Menschen vormittags ihren Leistungs-Höhepunkt und nach Mitternacht ihren Tiefpunkt. Wenn möglich: Setze vorübergehende Tief-Phasen gezielt für Pausen ein!
5. Nachforschen:
Finde heraus, wo Deine fehlende Zeit hinfließt! Hast Du vielleicht zu wenig Ordnung am Arbeitsplatz und verbringst dadurch zu viel Zeit mit „Rumgesuche“? Hast Du Deine Aufgaben womöglich falsch priorisiert? Oder nimmst Du Dir zu viel auf einmal vor? Schiebst Du wichtige Aufgaben auf (Prokrastination)? Lässt Du Dich durch das Radio, Handy, Internet oder andere Menschen ablenken? Ist Dein Arbeitsplatz vielleicht generell eher ungeeignet (kein richtiger Schreibtisch, zu viele Eindrücke)?
Das alles können Gründe dafür sein, dass Du vom effektivem Arbeiten abgehalten wirst.
Unser Fazit zu Zeitmanagement Methoden
Natürlich sind nicht alle Methoden für jeden etwas. Wir hoffen jedoch, dass Dir vielleicht die ein oder andere unserer vorgestellten Zeitmanagement Methoden zusagt. Probier’s doch einfach mal aus! Schaden kann es jedenfalls nicht. Auf ein fröhliches Arbeiten!
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