Noch ein Meeting? So gestaltest Du es effizient!

Meetings sind ein fester Bestandteil in unserem Arbeitsleben. Doch oftmals sind sie langatmig oder wenig zielführend. In unserem Artikel erfährst Du, wie Du ein effizientes Meeting auf die Beine stellst.

So bereitest Du ein Meeting vor

Für ein effizientes Meeting ist eine gute Vorbereitung unabdinglich. Daher erklären wir Dir im Nachfolgenden, welche Punkte es vor einem Meeting zu beachten gilt.

Ist ein Meeting notwendig?

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Dies führt leider oft dazu, dass Meetings sich zu unnötigen Selbstläufern entwickeln. Daher solltest Du mit Deinem Team regelmäßig prüfen, ob das geplante Meeting notwendig ist bzw. ob ihr verschiedene Themen in einem Meeting bündeln könnt.

Vielleicht genügt auch ein wöchentliches Meeting, in dem ihr Ziele und Aufgaben definiert sowie Fortschritte und Fehler auswertet? Oder es reicht sogar, sich einmal im Monat zu treffen? Haltet so wenig Meetings wie möglich, und nur so viele wie nötig ab.

Wo findet das Meeting statt?

Seit der Corona-Zeit werden viele Besprechungen virtuell in Form von Video-Meetings aus dem Homeoffice abgehalten. Für die Ausführung gibt es eine Auswahl an verschiedenen Tools wie Microsoft Teams oder Zoom. Auch Webinare erfreuen sich zunehmend großer Beliebtheit.

Ein Vorteil des Video-Meetings ist die schnelle Durchführung. Hierfür brauchst Du lediglich eine Webcam und eine stabile Internetverbindung. Diese Ortsunabhängigkeit spart Zeit und Kosten. Jedoch ersetzt diese Form nicht den persönlichen Austausch im realen Leben.

Der Klassiker ist daher nach wie vor das Offline-Meeting, bei dem sich das Team vor Ort zusammenfindet. Allerdings ist dies mit Aufwand verbunden: Freelancer oder dezentral tätige Mitarbeiter*innen müssen hierfür Reisen antreten.

Bei Offline-Meetings stellt sich zudem die Frage, wo dieses stattfinden soll. Die naheliegende Antwort ist der Meetingraum oder ein gesonderter Platz im Büro. Ein Tipp hierfür: Gestaltet den Besprechungsraum angenehm, zum Beispiel mit vielen Büropflanzen und holt Euch so ein Stück Natur ins Büro.

Ihr habt Lust auf einen Tapetenwechsel? Dann führt doch einmal ein Meeting im nächstgelegenen Coworking Space aus! Die neue Umgebung fördert eure Kreativität und Produktivität.

Ferner gibt es auch das sogenannte Walking Meeting, bei dem die Teilnehmer*innen an der frischen Luft spazieren. Diese erfreuen sich großer Beliebtheit, schließlich ist Bewegung gesund und hält den Geist in Schwung.

Wann und in welcher Form findet das Meeting statt?

Ebenso wichtig wie der Ort, sind auch die Uhrzeit und die Form des Meetings. Im Folgenden findest Du einige Tipps, wie Du das nächste Meeting perfekt auf Dich und Dein Team abstimmst.

Morgenstund‘ hat Gold im Mund – oder etwa nicht?

“Der frühe Vogel fängt den Wurm” – jeder kennt diese oder ähnliche Redewendungen. Aber entspricht das auch der Realität? Tatsächlich ticken nicht alle Menschen gleich. Sie gehören vielmehr unterschiedlichen Chronotypen an. Der Chronotyp eines Menschen beeinflusst verschiedene Faktoren, wie zum Beispiel das Leistungsvermögen zu unterschiedlichen Zeiten. Allgemein kann man dabei zwei Typen unterscheiden:

• Die sogenannten Lerchen (die Frühaufsteher). Dieser Chronotyp steht morgens gerne früh auf und ist sofort topfit.
• Die sogenannten Eulen (die Langschläfer). Dieser Chronotyp ist auch abends noch hellwach und kann sich zu dieser Zeit besonders gut konzentrieren.

Je nach Chronotyp bieten sich unterschiedliche Uhrzeiten für ein effizientes Meeting an. Am besten empfiehlt es sich, hier eine gemeinsame Abstimmung im Team durchzuführen, um herauszufinden, welche Uhrzeit für die Mehrheit der Teilnehmer*innen und deren Chronotyp optimal ist. Idealerweise stimmt ihr ab oder wechselt zwischen zwei Zeitpunkten hin und her.

Übrigens: Der Chronotyp hat nichts mit Faulheit oder Vorlieben zu tun, sondern hat biologische Ursachen.

Qualität statt Quantität

Oft wird ein Meeting mit dem gesamten Team abgehalten. Dies ist jedoch in den meisten Fällen nicht notwendig. Für die Effektivität eures Meetings spielt vielmehr die aktive Teilnahme an diesem eine große Rolle. Daher sollten nur die Mitarbeiter*innen daran teilnehmen, die an den zu besprechenden Prozessen aktiv beteiligt sind.

Wichtig hierbei ist, diese Entscheidungen transparent und offen zu kommunizieren, damit sich die restlichen Teammitglieder nicht ausgeschlossen fühlen. Durch eine nachvollziehbare Erklärung wird deutlich, dass unnötiger Aufwand für die Mitglieder vermieden werden soll. Schließlich erspart es auch allen betreffenden Mitarbeiter*innen jede Menge Frust und Langeweile, wenn sie nicht an Besprechungen teilnehmen müssen, in denen sie nichts beitragen können.

Vergiss nicht, ein gutes Betriebsklima führt zu motivierten Mitarbeiter*innen. Daher ist Zusammenarbeit und offene Kommunikation im Team enorm wichtig.

Ohne Agenda, kein Meeting!

Die Agenda ist der unverzichtbare Leitfaden für ein effektives Meeting. Sie sollte am besten 24 Stunden vor Meeting-Beginn fertiggestellt und vorab den Teilnehmer*innen zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Hierfür eignet sich beispielsweise ein geteiltes Dokument oder ein gemeinsam genutztes Team-Tool wie Slack.

Die Agenda sollte die klar definierten Ziele des Meetings, den zeitlichen Rahmen sowie die Namen aller Teilnehmer*innen beinhalten. Dies verleiht Meetings von Anfang an eine klare Struktur und bietet den Teilnehmer*innen die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten.

Zusätzlich sollten die einzelnen Themen zusammen mit festen Zeitslots in der Agenda festgehalten werden. So wird eindeutig geregelt, wie viel Zeit für das jeweilige Thema in Anspruch genommen werden kann.

Tipp: Alle Teilnehmer*innen schauen sich vor Beginn des Meetings die Agenda an und notieren sich zentrale Punkte, die sie zu den einzelnen Themen beitragen können. Dies beschleunigt den Prozess und erhöht die Effektivität.

Langweile vermeiden, Spannung erzeugen

Langatmige PowerPoint-Präsentationen und Monologe haben keinen Platz in einem effektiven Meeting. Langeweile bei den Teilnehmer*innen sorgt dafür, dass diese unachtsam werden und wichtige Informationen untergehen.

Kreativtechniken wie Brainstorming oder die Metaplantechnik beziehen die Mitarbeiter*innen aktiv ein und erzeugen eine positive Spannung im Meeting. So könnt ihr diese Techniken durchführen: Die Moderator*innen sammeln mithilfe von Flipcharts, Stell- oder Plakatwänden Stichpunkte zu den einzelnen Themen. Die Teilnehmer*innen des Meetings rufen Ideen, Vorschläge und Anregungen zu oder teilen diese über Karten mit. Die Ergebnisse werden dann visuell festgehalten.

Auf beiden Beinen stehen

Probier’s mal im Stehen – Stand-Up-Meetings hören sich erstmal unbequem an und das ist der entscheidende Punkt. Das Stehen soll verhindern, dass Meetings unnötig in die Länge gezogen werden. Deshalb eignet sich das Stand-Up-Meeting ideal, um sich entweder im kompletten Team oder in einzelnen Abteilungen zu besprechen. Um Notizen oder das eigene Notebook auch im Stehen nutzen zu können eignen sich ein flexibler Schreibtischaufsatz besonders gut.

Außerdem ist ein Wechsel zwischen Sitzen und Stehen gut für Deine Gesundheit. Es entlastet nicht nur Deinen Rücken, sondern führt auch zu einer gesteigerten Konzentrationsfähigkeit. Dies ist definitiv von Vorteil für ein produktives Meeting.

Tipp: Kurze, über den Tag verteilte Stand-Up-Meetings haben sich in der Praxis als besonders effektiv erwiesen.

• Häufigkeit: bis zu 3x täglich
• Dauer: jeweils maximal 15 Minuten

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Halte die Ergebnisse eures Meetings fest. So gehst Du dabei vor:

Protokolle, Protokolle, Protokolle

Protokolle sind wichtig, um Ergebnisse und weitere Schritte zu dokumentieren. Damit es fair bleibt, sollte die Rolle des Protokollierenden regelmäßig gewechselt werden und ja, auch die Abteilungsleiter*innen müssen mal ran. Mit der Zeit wird die Protokollführung zum festen Bestandteil der Team-Meeting-Struktur.

Achtung: Nicht alle Informationen sind für alle Mitarbeiter*innen bestimmt. In einem vertraulichen Meeting Besprochenes sollte auch vertraulich bzw. das Protokoll nur für einen eingeschränkten Personenkreis einsehbar bleiben.

Immer einen Schritt voraus

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Jede Besprechung wird mit der Festlegung eines Folgetermins abgeschlossen. Schickt den Termin anschließend via E-Mail oder in Eurem Kollaborations-Tool herum oder bittet die Mitarbeiter*innen, sich diesen im eigenen Kalender zu notieren.

10 goldene Regeln für ein effizientes Meeting:

Es gibt also Tage, an denen das Weiterführen eines Meeting verschwendete Zeit sein kann. Um dies zu umgehen, haben wir kurz und knapp die zehn wichtigsten Regeln für Dein Meeting noch einmal für Dich festgehalten:

• Struktur einhalten: Meetings sollten regelmäßig und unter Befolgung der Regeln stattfinden, Agenda und Protokoll gehören dazu.
• Respektvoller und konstruktiver Umgang miteinander
• Fokus auf gesetzte Ziele
• Hierarchien während eines Meetings zugunsten des Teambuildings aufweichen
• Moderation, um Durcheinander zu vermeiden
• Zeitvorgaben einhalten, um Ausufern zu verhindern
• Nur aktiv beteiligte Teilnehmende
• Gemeinsame Entscheidungen zu Form und Regeln der Meetings stärken das Gemeinschaftsgefühl
• Nicht vom Themenschwerpunk abschweifen
• Was im Team besprochen wird, bleibt im Team

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